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王军锋:高效会议管理
2019-09-12 2443
对象
总经理、副总、总监、经理等管理人员 全员
目的
高效开会 解决问题
内容

      提到开会,很多人会产生“麻烦”“浪费时间”“无聊”“没有意义”的感觉。在你的会议和洽谈中,也有这样的事吗?“为了什么开会?很多人并不清楚……” “我实在不擅长在会议上掌控局面……” “会议总是朝着没有目的的方向乱跑……” “虽然做出了决断,但感觉没有得到认同。” “决议阶段总是以单方面的交流结束……” “会议结束之后并没有什么改变……”

      针对这些会议中的问题,本书提供了具体的马上就能实践的解决方案。希望帮助读者实现在会议上,充分分享了会议的目的和目标之后,能够有效地引出与会者的意见和想法,在会议时间内,达成令大家信服、认同的决议和执行方案,并得到落实。

第 1 章 为什么你的会议冗长且无效?

01 你的会议是 0 效果吗?(只开会+无决议=0;有决议+不执行;有执行+无跟踪) 

02 导致会议冗长且无效的 4 个问题 

03 这次的会议真的需要开吗?

04 会议中只是进行信息共享吗?(会议不是信息共享,而是决策)

05 会议的决策权明确吗?

06 一定要达到 100%满意才形成决议吗?

07 例行会议只是例行公事吗?

08 会议的结果明确且得到落实了吗?


第 2 章 高效会议的 8 个基本动作

01 确定会议议题和议程(主办者决定议题,制定不得不做的会议结构)

02 明确会议结束的条件(明确会议要达成的结果)

03 做好会议时间的分配

04 使讨论的内容可视化(图表、白板、PPT、视频)

05 提出自己的主张(提案的构成)

06 促进会议中的对话

07 回顾会议目标并形成决议

08 会议后“跟踪”决议的执行情况


第 3 章 会议前的 9 项准备工作

01 检查会议议题是否有内容(最好只有一个主题。4 个方法确认)

02 选择必要的与会人员

03 准备会议的内容和资料(提前和与会人员进行沟通,最好达成共识,并制成简报,分发给与会人员。原则上简报要由 13 个字以内的分条内容构成。)

04 敲定会议时间

05 敲定会议场所并提前布置(预约会议室、设备准备、座次安排)

06 设计合理的会议流程

07 明确会议注意事项

08 至少提前 24 小时发布会议通知(不要采用本地共享和邮件附件的形式)

09 会前 5 分钟全面检查(会前检查清单)


第 4 章 会议中的 12 个运营策略

01 迟到的人不要等!按时开始吧

02 开始 30 秒就设定终点

03 分解会议主题,提高“决策速度”

04 按照步骤推进会议进程

05 把计时的工作交给专人

06 尽量让每个与会者都发言

07 贯彻逻辑性的讨论:结论+根据

08 区分意见的 3 个回应策略(明白、可以、做不到)

9 彻底讨论“不行”的意见

10 尽量排除“复杂的决定”

11 按预定时间结束会议

12 会议中就要做好会议记录


第 5 章 促进讨论的 10 个对话技巧

01 讨论开始时如何破冰

02 营造愉快的讨论氛围

03 打开对话的 3 大原则(不否定、不断地说、以他人的意见为基础)

04 集中以意见进行讨论(不以赞成和反对进行讨论:对这个意见有什么看法?还有其他意见吗)

05 调控与会议主题无关的讨论

06 让所有人的意见可视化

07 促进 20 多岁的人发言的技巧

08 促进 30 多岁的人发言的技巧

9 促进 40 多岁的人发言的技巧

10 促进 50 多岁的人发言的技巧


第 6 章 快速形成决议的 9 个决策技巧

01 所谓好的决策就是快速的决策

02 掌握自己的“决策权限”

03 对会议中的意见进行断舍离(整理一下刚才提出的意见怎么样?)

04 不受“谁说的”影响

05 不要为了抢时间而仓促决策(到会议结束时间还未决策的应对策略:提问、思考、决议“那么,怎么办呢?”)

06 提高共鸣和干劲的决策技巧(建立信赖,准备一个视觉图)

07 形成会议决策的三大要点

08 决议=结论+下一步行动计划

09 3 分钟的总结仪式


第 7 章 会议后的 7 个执行策略

01 制作“让人行动的会议记录” (避免沟通漏斗,SMART 原则)

02 会议记录一定要当天发放

03 提高缺席者执行力的方法

04 提高执行力的“进度管理”方法

05 执行中“跟踪”行动,

06 定期反馈,及时修正决策问题

07 执行到底的决心


第 8 章 如何召开 30 分钟的例会

01 为什么一定要开例会?(例会的 5 个要点)

02 例会原则上应该控制在 30 分钟

03 彻底贯彻会前提交议题

04 明确此次会议要“决定什么”

05 例会的决议一定要包含“下一步”

06 “确认进度”的注意事项


第 9 章 如何召开 15 分钟的问题解决会

01 为什么要开 15 分钟的会议?(人的注意力最大限度只能集中 15 分钟)

 02 从针对主题的“提问”和“提案”开始 

03 交替进行“提问+回答” 

04 在“问题解决会”上不要“否定” 

05 讨论面向“同一方向”进行

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