原则一：“我说明白了吗？”

办公室很多人在交流工作，布置任务的时候每说完一段的时候都会说一句：“你懂了吗？”或者“明白了吗？”或者“你知道了吗？”这是一个坏习惯。有的人甚至说一句话，后面跟一句，“懂了吗”、“明白吗”、“知道吗”“对吗”。更显得不够得体，要纠正过来。正确的应该问：“我说清楚了吗？”“我说明白了吗？”被问的对方如果明白，会回答说：“我听懂了。”这样就会非常融洽和谐。

原则二：“如果……会怎样？”

向别人提要求的时候，如果不是紧急情况，不是重大情况，可以考虑使用“如果”。能够比较委婉，也能够使提出要求和下命令的人自己有回旋的余地。

原则三：“可能是……”

纠正别人信息错误的时候，要用“可能”。

原则四：反驳他人之前要用肯定句

有时我们会面对不同的工作意见，工作需要我们要表达相反的意见，甚至要明确纠正对方正确的看法。需要在纠正或反驳对方之前，要先肯定对方。比如：

“你很认真地思考了这个问题，但是我要告诉你，你思考的方向不对，……

“你的想法很有特点，但是你忽略了一些情况，所以你的结论是不正确的，……你做了大量的工作，但是方法有问题，……

“你很负责任，但是你只想到了事情的一面，……

“你的勇气可嘉，敢于提出自己的不同见解，但是你的看法忽视了……

能写出十个以上纠正或反驳别人意见之前的肯定用语，就能在实际谈话时熟练使用好。