——（本文已刊登于《深圳家具》） 新视角企业管理研究中心理事长 张 屹 科学、准确、规范的物料定额，是编制物料供应计划的基础，是企业物料组织、物料控制、物料核算的依据。物料定额，为物料使用提供了数量的控制标准，有了这个标准，物料的发放才有了依据，才可能从源头上堵塞物料的浪费。 一、家具材物料定额的四种类型 1.数量定额 （1）数量定额的定义 物料都是有一定单位的。比如： 木材按立方米计算，油漆按升计算，皮料按平方计算……等等，这些都是度量物料多少的最基本单位。 所谓数量定额，是指在单位时间及范围内，对物料用量按以上的基本单位进行的数量限制或用量标准的制定。 （2）数量定额的适用范围 ◆用量多少主要由产品本身所决定的材料； ◆很容易确定数量的物料； ◆数量有限定的物料； ◆贵重的物料； ◆主要的原材料； ◆规格型号比较单一的材料。 （3）数量定额的注意事项 ①要确定合适的定额单位，有些材料是可以用不同单位表示的，比如油漆，可以用重量单位表示，也可以用体积单位表示，要视定额要求而定。 ②当材料规格变化较大，数量定额核算麻烦时，要考虑用其他的定额方式来补充，同时对用量标准进行限定。 2.价值定额 所谓价值定额，是以被定额物料的价值大小，即通过总金额的限制进行的定额。 拿油漆的定额来说，不是以多少公斤或多少升为单位，而是以多少元为单位来定额。 比如： 某单位某月的木料用量定额为200万元人民币；某单位某周的砂纸用量定额为500元人民币等。 应该说，数量是体现材料多少的最常用和最直接的单位，多数的情况下，是先有数量后有金额。那么，价值定额这一说法，又有什么意义呢？ （1）价值定额抛开了物料的具体特点，统一用价值大小来衡量其多少，使不同材料之间有了可比性。 比如：某种沙发，如果用进口皮料，则定额为3000元；用国产皮料，则定额为1200元。这就很容易比较出两种材料的成本。 （2）价值定额简化了一些复杂材料的计算。 有些材料在数量计算上十分麻烦，进行数量定额很难。比如油漆车间用于擦色的碎布，无论用重量上还是数量上都很难算清，也没必要算清，规定下一个月车间的用量不超过多少钱，然后按照这一价值去发放。贵的质量就会好一些，则少发些，便宜的质量就差一些，则多发一些，刚好起到了协调作用。 （3）价值定额解决了一些无法算清的材料混合使用的难题。 在家具厂，白坯打磨需要用到砂纸，在打磨作业中不只用一种型号的，而是不同型号的（砂粒粗细不同的）混用，而哪一种用多少，要视产品的不同、白坯的材料不同、以及工人的作业习惯不同而不同，很难规定某种砂纸的数量。而价值定额就解决了这一问题。 运用这一定额方法，可以规定某个车间单位时间的砂纸耗用金额，在该金额范围内具体使用什么型号的砂纸由车间根据生产特点自行决定。这样，既确定了定额标准，又不至于在砂纸型号的细节上无谓地打转。 价值定额的注意事项： 适用于单价比较稳定的物料，如果单价的波动较大，则同价值之下的物料数量会出现很大差异，价值定额就失去意义。 3.单项定额 单项定额是针对某一单项物料所进行的物料定额。比如：单一的包装材料定额、原材料定额等等。单项定额的目的是管理方便，重点明确。 4.综合定额 综合定额是以材料大类或部门为单位进行的物料定额，它与单项定额恰好相反。综合定额的目的是对于数量大而价值低的物料进行统一管理，或者是在总的目标偏差不大的情况下抛开细节的物料管理。 二、物料定额的五大方法 1.经验判定法 经验是工作实践中长期积累的智慧的结晶，也是不自觉地对客观事物的内在 规律的认识。这一方法通俗易行，简捷方便。经验判定看似容易却不是人人都会做的，表面上似乎随随便便的几个数字的背后却需要多年的努力。这其中包含了对产品设计、工艺技术、作业过程的娴熟了解。 2.统计分析法 统计分析法是对原有的各种生产统计数据进行分析、归纳和综合，从而对物料的耗用情况进行推理演算的一种方法。 统计分析法以下列数据为依据： ◆过去的耗用统计资料； ◆产品图纸资料； ◆生产工艺资料； ◆仓库发料记录； ◆物料控制标准。 3.实际核查法 实际核查法是对实际作业现场的用料实际进行调查，掌握实际耗用量与耗用速率，从而制定物料定额指标的一种方法。 采用这一方法，应该对各工序的工作状况与生产工艺有充分的了解，不光只看到耗用的表面现象，还应该知道造成这一现象的本质。在核查的过程中，应该采用尽可能先进和可靠的仪器设备，对人员也应加强培训。 4.工艺计算法 工艺计算法，是根据工艺技术资料（比如产品结构图、开料单等），通过计算得出用料数量，然后加上一定的损耗，最后确定出产品的物料消耗定额。 工艺计算法依靠的是产品资料本身，所以结果比较客观，它是一种理论化或理想化的目标，应结合实际进行适当的修正。 工艺计算法无法对产品生产过程中所耗用的材料进行计算。比如像椅子的生产，它只能算出所用的木材数量、胶水数量，无法算出打磨用的砂纸的数量。 5.概括估算法 概括估算法是比经验制定法更简单的一种物料定额方法。它只是粗略地估算出产品的大致用量，对于明显的物料耗用超标现象做出判断，概括估算的依据来源是多方面的，比如： ①对于某一家具的生产，如果材料成本过高，便可猜想到是物料耗用偏高。②边角余料过多时，可能是物料的使用不合理。 ③产品的体积或重量与所用的材料的体积或重量相差甚远时，显然是浪费过 大。 三、物料定额工作计划的制定 做任何工作都要有计划，物料定额也不例外，完善而严密的计划是物料定额实施的保障。 1.计划的内容 物料定额计划包括以下的内容： （1）目的 交待清楚为什么要搞物料定额，有什么好处，要做哪些工作，要达到什么目标等等。旨在让所有物料定额员及全体参与者认真对待、全身心地投入，以便使工作做好。 （2）工作内容 主要说明此次定额要做哪些事，比如：要定额的物料种类、型号，定额工作什么时候开始实行、如何实行，要有哪些配套管理制度出台，工作效果怎样评估……等等。 （3）定额的对象 企业的物料种类繁多，是对所有的物料都进行定额，还是只选择一部分进行定额；或者第一批定额项目中选哪些，第二批选哪些，这在计划中要明确规定。 （4）定额工作的方法 在制定计划时要确定采取什么样的定额方法，因为不同的方法对定额有不同的影响，这也是计划的重点之一。 （5）定额的管理 包括管理的方法、人员的配置、责权划分、落实的步骤、超定额的处理等。 （6）时间安排 确定定额工作开始的时间，确定物料管理由非定额到定额的转轨时间，确定有关测试、考评等工作的时间。 （7）工作步骤 在计划中要详细列明工作的步骤，以便于工作的实施。 （8）实施细则 对于物料定额工作实施过程中所可能遇到的问题给予充分考虑，并制定应对措施。 2.制定计划的注意事项 （1）物料定额是物控工作的组成部分之一，它的开展要因势因地制宜，所以要选择合适的时间，如果既无人手、又无精力，还没有搞清楚定额是怎么回事就匆匆开始，必然毫无效果，也容易使人失去信心，并且给下一次的补救带来不利。 （2）制定计划要实事求是，不能急躁冒进，要分步骤进行，否则将欲速而不达。 （3）计划要周密详细，要认真考虑细节问题。 （4）计划要按程序审核，以防出现漏洞。 四、定额测试的工作筹备 定额测试是确定定额指标的重要步骤，定额测试工作要得到顺利开展，工作筹备必不可少。 1.人员的筹备 定额测试是工作量大、耗时长，涉及部门多的繁杂工作，仅靠物控部门的物控员是难以胜任的，定额测试工作一般可以从企业的其它部门抽调一定数量的文员（比如生产部统计员等），协助进行工作；也可以招聘一定数量的定额员，但当定额测试完成之后，这些临时的定额员应另行分配其他工作。 2.表单准备 定额测试所用的表单，要在测试之前设计好、印制好、发放下去，以方便测试工作。 3.工具、仪器（仪表）的准备 几乎所有的定额测试都会用到工具、仪器和仪表，开始筹划搞定额测试之初，就应该对这些物品进行计划，因为有的可能要定购，也有的可能供货期很长，不及早准备也许会影响工作的开展。 对工具、仪器、仪表的精度要求，视材料的贵重程度、作业特点、物控政策而定。 4.培训讲解 即对参与进行定额测试的人员进行测试方法的培训，并进行物料特点的介绍、说明和辨认的指导。 5.工作动员 没有良好的心里准备测试工作就会遇到阻力。如果人们误认为搞测试是为了对他们实行管升压，那就肯定会在物料的使用上做手脚，影响测试的准确性。 五、推行物料定额管理的工作程序 物料定额管理的实施，是企业在物料控制方面的一大飞跃，是由定性管理、粗旷型管理向定量管理、精细化管理的迈进。 新旧两种物料管理模式的交替，必然有许多问题要处理，要使工作顺利推行，规范的工作程序是十分重要的。 2.前期物料的存量盘点 企业由“无定额”向“定额”的转换，是物料管理工作较大幅度的改革，会牵扯到过去许多方面的问题。 在未搞物料定额管理的时候，企业的物料发放是按需发料，即用料部门要多少就领多少，领多少仓库就发多少。这造成了车间各种材料的暂存和积压，这些材料如果不处理、不入账，没有一个明确的说法，就会被充斥到以后已定额的材料中去使用，使物料的使用超量。原来存下的物料越多，这样的缓冲作用就越大，还有可能在定额发料管理规定落实之前，人为地围积物料。 要使定额工作良好地开展，必须对过去所发放的物料进行清理和盘点，并且履行退仓手续，使之纳入新发放的物料之列。 （1）盘点的准备 物料的使用是动态的，车间所领用的物料随时都会被拿来使用，要使盘点工作准确无误，必须设定一个相对静止的“点”，即“时刻”。 在这一时刻之前的全部截止，这一时刻之后的定额发料。在这一思路之下，所做的准备工作有： ①确定盘点时间 确定盘点时间是为了各车间、班组统一行动，可以使物料使用有一个明显的分界点，在某时间后的物料全部纳入定额之列。 ②进行作业调节 在进行盘点前，为了使各工序在确定的盘点时间能够完成现有的工作，也就是将已使用的物料加工完毕，而下一步所用的物料又尚未发放，这是最好的盘点时机，盘点工作可以更容易进行。 作业调节就是在盘点前的一段时间里，向各车间、班组交待有关盘点工作的计划、事宜与要求，使作业部门通过加班、工作顺序调查、增加人员等各种办法，将可以告一段落的工作在盘点前告一段落，尽可能地使新的物控管理规定的实施与新的作业任务同步开始。 ③了解物料使用状况 盘点人员应该在盘点前就对要盘点的物料有所了解，知道这些物料是加工什么产品时的，因为这种盘点的目的，并不仅仅是为了知道物料的量，更主要的是为了定额管理的需要。了解物料的使用状况主要从以下几方面入手：该物料用于哪些产品，属于原材料还是辅助材料，加工余料有什么用途，该物料加工的产品要流经哪些工序……等等。 ④进行物料整理 杂乱无章的物料盘点起来费力，数据也不会准确，所以盘点前应要求所有作业部门对剩余物料进行清理整顿，并分其摆放，做好标识。 ⑤准备好盘点工具 盘点要用到量具、仪表、记事本、表格、纸笔等，这些应该提前准备好，并发放给相关人员，以利于工作。 （2）盘点项目 ①车间已领用，但尚未拆封使用的材料 这部分材料的数量比较容易清点，直接读取即可，盘点后可退仓。如木材。 ②已经拆封，并且部分使用的材料 比如一包螺丝，拆包用了一些，还剩一些没用，没有的部门将继续使用，逐一清点就可以了。可以退仓，也可以形式上退仓。 ③未使用，但已被处理 比如油漆，已经加入了天那水，进行了稀释，但还未使用。这些物料的数量依然要折合后算到未使用物料的范畴中去，如果漏算就等于增加了定额物料的发放数量。 3.各车间半成品存量盘点 （1）半成品对物料的占用 半成品对物料的占用体现在以下几个方面： ①原材料占用 所有的半成品都是由原材料制成的毛坯。 ②辅助材料占用 在产品生产的过程中，一开始只涉及到原材料，随着工序的进一步延伸，辅助材料也会被使用，最后再到包装材料的使用。进行半成品的盘点，了解各零部件所在的工序，就是为了知道，零部件在该工序所占用的所有材料。 ③低值易耗材料 低值易耗材料在产品的零部件上无法体现出来，它不会形成到产品之上，也是在产品生产过程中所消耗掉的部分。 我们要了解半成品的工序材料消耗，对于已经做完的工序将不再继续消耗该工序的物料。 比如：已打磨好的半成品将不再消耗砂纸；已焊接完成的钢支架将不再消耗焊条。 （3）半成品盘点的工作要点 ◆半成品盘点涉及各生产车间，需要上级的支持，各部门的通力配合来共同 完成； ◆半成品盘点时不要遗漏了在制品，并要对在制品占用的物料充分考虑； ◆工序交接中的半成品，不要重盘也不要漏盘，要划清所在的部门； ◆要有完善的物料标识管理作基础，否则盘点难以进行； ◆要认真进行复盘与抽查，防止错误的发生。 4.截止期材料处理 所谓截止期，是停止非定额发料，转向定额发料的日期。这时，要对各车间的剩余材料做如下处理： ◆未使用材料 退仓或形式上退仓。 ◆部分未使用材料 使用部分划到非定额部分，未使用部分形式上退仓，划到定额物料部分。 ◆已经改性但未使用部分 折算后退仓，划到定额物料部分。这部分物料包括： 稀释的物料、混合调配的物料、切割的物料、发生化学变化的物料、发生物态变化的物料等。 5.物料定额工作实施 清楚地对现有的物料进行了划分之后，就扫除了两种物控管理方法上的物料混淆和过渡障碍，物料定额在这种条件下才可以实施。 在物料定额工作实施过程中，要注意的问题： （1）只进行数量上的“管、卡、压”是错误的，重要的在于要教会操作者正确的物料使用方法。比如套裁、综合利用、合理配比等都是节省物料的有效手段。 （2）要加强过程监控，堵塞每一个物料浪费的漏洞。 （3）工艺改进和作业方法改进需要与物料定额管理同时进行。 （4）一次定额不一定就完全正确，还应在实践检验的基础上去不断修改。 （5）要在定额的实施过程中作好物料的耗用统计工作，广泛收集资料，以便于工作的改进。 （6）生产是第一位的，物料定额的目的是为了降低成本，不是和生产作对，物控部门与生产部门要不断沟通，共同推动生产和物控工作的开展。 （7）对于超料现象要先行补料，然后再追查原因，不能因此而影响生产进度。 （8）定额工作的实施也可以分部门进行，比如选择容易推进工作的部门，或者物料耗用量大的部分，或者物料比较贵重的部门；也可以先选取几种物料进行定额，等到运作顺畅之后再增加其它物料。