现在一些政府部门工作存在的问题，有两个问题非常突出，第一个是效率比较低，第二个是成本意识比较差。从工作效率的角度来讲，我们跟一些管理到位的老牌的资本主义国家的机关管理有很大差异，我们更多的是靠个人智慧、个人魅力以及个人的自我修养来做事情。事实上，我们的一些政府部门由于对规则的认识不够，管理相对粗糙。 先说说香港市政府，他们公务员的桌上是不允许放茶杯的，因为他们要加快工作节奏，不允许你去品茶，而且确实也没工夫品茶。他们的信息化非常到位，早晨一上班，你的工作有多少必须报到你的相关系统里去，别人要做的事相关系统会安排进行配合。每个人的电脑桌面上当天的工作30－40件，而且每一个时间段的事情都必然要和别人联系起来，否则你就耽误了别人。如果公务员上班口渴怎么办，到走廊上去喝，走廊上有水杯，有饮用水，不过水杯是锥形的，杯底是尖的，根本放不住，拿了就喝，喝完就扔。从这些细小的做法上，可以看出人家对效率的追求。 德国的政府机关，如果上司找下属要一份材料，你不允许超过三分钟，如果我找你要一份材料，你说下午给，是绝对不可能的，现在要就必须现在给，超过三分钟，说明你的管理太差了。我们曾经对72家机构的一部分办公室做过调查，人们每天平均要花一个半小时找东西，当然包括不断的整理文件，把文件分类等琐碎的事情，天天找东西，找文件，找资料。还有，每天经常有很多人打扰。我们曾在一个市的政府部门调查过67个人，结果一般人每八分钟受到一次打扰，每天就有50-60次被人打断（包括电话、手机、串门等），各种各样的打扰一天50次，平均每次前后5分钟，那么一天被打扰所占用的时间就达到4小时。我们工作有一半时间被别人拖得团团转，根本没有自己的计划和安排。当然还包括很多无谓的开会、无谓的汇报、无谓的写材料，还有很多迎来送往的接待。 就从会议来讲，会议管理其实是很有讲究的。会议的成本分三类：直接成本、时间成本、机会成本。所谓直接成本就是设施的租用费用、场地费用、布置费用、旅差费用、文件费用，还有为会议服务的人员工资等。所谓时间成本就是参会的人数、会议时长（会议准备的时间、会议本身的时间，还有会议消化时间，这样一来就是开会本身时间的3倍）、与会者平均每小时薪水的乘积，这个就是你真正的会议时间成本。所谓机会成本就是你因为开会而耽误工作的效益，乘上你这个工作成功的可能性。因为你今天不来开会，你会做别的事情，你会创造多大的效益，这就是开会的机会成本。当然，企业的机会成本比较容易算清楚，而我们的干部就很难算，但有一点是肯定的，就是你不干这个干别的会有收益，这个收益就是你开这个会的机会成本。所以，西方的公式是：会议成本﹦直接成本＋时间成本＋机会成本。 因此，我在各地作讲座或做培训，虽然讲得不很好，但有一点我很注意，就是少讲废话。这就是一个对成本的认识问题，耽误大家时间，成本就太高了。会议成本有个评估办法叫“伍德法”，这在西方国家流传已经很多年了，就是会议成员的年薪总额加薪水总额的25－40％作为其他费用，再将费用换算到每一分钟，以一年260个工作日来算，每天工作8小时，全年就是124800分钟来计算，这样来算，会议的一分钟是多少钱的成本啊？西方还有一本书《议事规则》，是一位叫罗伯特的退役军人在1905年写的专门谈怎么开会的书。 铁岭的市委书记李文柱曾跟我说，党政机关的干部需要从五个方面解脱出来：从文山会海中解脱出来，从迎来送往中解脱出来，从推杯换盏中解脱出来，从麻将桌上解脱出来，从揣摩领导意图中解脱出来。我很赞同。同时，我认为首先是要减少公务员的人数、职数和机构数量。 中国在90年代的中期曾经有很多企业在学习“满负荷工作法”，这说明绝大部分企业当时是不满负荷的，当然很多政府部门更是如此。我一直认为政府的效率低于企业，不仅满负荷做不到，还有很多人浮于事的现象。有一家地级市的工商联，本来就没多少事，办公室主任说他必须的工作累计时间一天半，最近又安排了一位专职副书记。我总觉得不能从根本上改变人浮于事问题，不能有效的促成绝大部分岗位工作满负荷，那么，我们的政府部门就没办法管好。忙闲不均，越有能力的越忙，越没能力的越闲，谁愿意干呢？收入差距很大，暂时又不太可能，机制上不允许。所以说，成本的核算、管理成本，如不能认真思考，想提高效率就不太现实。